もしも行政書士や司法書士とトラブルになってしまったら?考えられる原因と、未然に防ぐ方法をご紹介します。

こんにちは、東京深川行政書士事務所です。

行政書士や司法書士とトラブルになってしまった、というご相談をいただくことがあります。

トラブルが発生し、弊所にご相談いただくケースが一定程度あります。

これまでの事案を分類すると、受任者側に問題があるケースもあれば、依頼者側に問題があるケースどちらにも問題が無いケースと、様々です。

「行政書士から連絡が来ない」「業務を依頼している行政書士が悪質だ」とご相談をいただき、話を聞いてみると、業界上よくあることであったり、依頼者にも落ち度があったり、どちらの問題もない場合もありました。

どちらかというと、ちょっとしたコミュニケーションのエラーによるものが多いように思います。

本コラムでは、どのようなケースでトラブルになることがあるのか、いくつかケースに分けて、ご紹介させていただくとともに、対策方法と、発生してしまった時の対応方法について、解説いたします。

受任者側(行政書士・司法書士側)に問題があるケース

まずは、受任者側に問題があるケースです。

1 新人あるいはその分野が専門分野ではなかった

登録したての士業や、その分野が専門分野でなかったことにより、トラブルが発生する事例です。

弊所も、他の行政書士が途中まで扱った案件を、事情がありお受けしたことがありますが、事案によっては業務処理方法が根本的に間違っているケースがありました。

不安な場合は、正式依頼前に、その依頼内容の処理手順を確認することをお勧めします。

依頼する業務内容を、受任者が得意としているか、それなりに業務経験があるかどうかをHP等で事前に確認することで、大抵防ぐことができます。

2 体調不良になってしまった

受任者が体調不良になり、連絡が取れなくなるケースが稀にあります。

特に、他にスタッフが居ない一人事務所の場合、安く対応してもらえる可能性はある反面、その人の私的な事情で、当面の間業務が止まってしまうリスクがあります。

3 スタッフ等が急に退職してしまった

スタッフが急遽退職してしまい、事務所が回っていないケースです。

士業業界は、移籍や独立、合併が比較的多い業界で、事務所の運営体制によっては、退職が大きく影響することがあります。

4 繁忙期である

その士業や事務所にもよるのですが、どうしても繁忙期の影響はあります。

税理士事務所の場合、申告前、司法書士の場合は月末、士業全般共通なのが、法改正前後でしょう。

担当者に、業務の終了見込みがどの程度になるか、事前に聞いておくと良いでしょう。

5 コミュニケーションに問題がある

どうしても人対人ですので、合う・合わないがありますし、残念ながら返信が遅い士業が居ることもまた事実です。

案件の内容によっては、電話だけで依頼を決めるのではなく、直接会って、本当に依頼して良いか検討するとトラブルの確率を減らすことができます。

連絡の頻度は受任者によって様々です。

筆者も、終日事務所にいる場合は、連絡はすぐに返せることもありますが、出張や行政庁への事前相談等で、ほぼ1日パソコンを開けないこともありますし、海外出張を挟んだ場合となると、丸2日近い時間、物理的にインターネットに繋がらない環境になることも数は少ないですが、あります。

案件や、場面にもよりますが、目安48時間以内に何らかの返信が来れば、特段遅いとは言えないのではないかと思いますし、代表電話があり、営業時間は誰かしらが出てくれる、あるいは遅滞なく折り返しの連絡がある事務所であれば、問題ないと言えるでしょう。

逆に、受任者本人だけでなく、事務所電話にかけても誰も出ないことが続く場合は、依頼を止めることも検討が必要です。

委任者側に問題があるケース

次に、委任者側に問題があるケースです。

1 依頼の範囲を理解していなかった

委任者側が業務の内容を理解していないケースや、業務範囲を誤解しているケースが散見されます。

委任したことと、全てその案件をやってくれるかはイコールになりませんので、事前にどこまでやってくれるのかの確認を行ってください。

特に相続や離婚関係の場合、案件がどのように進んでいくか、受任者側は、初回案件だけで見通せず、ざっくりとした見積もりしか案内できない場合があります。

弊所も、相続案件を受任する場合、事案によっては受任段階で工数が見通せないことがあり、稀に依頼者から質問をいただくことがあります。

特に相続の場合、相続人の数が当初不明なことが多く、依頼者が「相続人は4人しかいません」と言っていたにも関わらず、戸籍を集めてみると隠し子が居て相続人が実は5人でした、ということもありました。

その他の業務でも、何らかの事情により、予想を大幅に上回る工数が発生することは、やはりあります。

その辺りのことは、事前に委任者側も理解していると、それだけでトラブルのリスクが減ります。

2 受任者に対して、社会通念上無理を言ってしまっている

委任者が、受任者に対して、無理難題を言ってしまっているケースです。

受任者が辞任してしまうケースはほとんどこちらが該当します。

委任者がどのようなこと言ったかは、ケースによって様々なのですが、例えば、行政書士に対して、法律上取り扱えない登記手続をしてほしい、理由を説明する文章に、虚偽の内容を記載してほしい、というような場合です。

また、通常少なく見積もっても3ヶ月はかかることが予想される手続を、1ヶ月でやってほしいというケースもあります。

特に許認可の更新手続で発生するケースです。

また、受任者は遅滞なく業務を行なっていたにも関わらず、委任者側で止まっていたために結果として申請に遅れるトラブルも多くみられます。

申請手続に関しては、どちらにボールがあるか、意識することが重要です。

3 依頼者が勝手に案件を進めてしまうケース

「受任者が何もしてくれない」というケースの大半は、委任者側と受任者側がコミュニケーションを取らず、委任者側が無断で勝手に進めてしまうケースです。

依頼者側の言い分としては、「遅いから自分で進めた」ということが多いのですが、受任者側からすると、「案件の性質上、あえて止めておいた」というケースも少なくありません。

例えば、ある企業側に内容証明郵便を送った場合、個人であればすぐにレスポンスがくるケースでも、大きい法人の場合、社内調整の都合で1ヶ月程度待つことも珍しくありません。

案件が動かないからといって、直ちに受任者に問題があるとは限らず、このような場面で委任者が勝手に動いてしまうと、かえってリスクが生じる場面もあり、信頼関係を破壊するおそれがあるといえます。

4 信頼関係を破壊するコミュニケーションを取っている

筆者が初回の面談で、ほぼ確実に受任したくない、と思うのが、相談者が「他の士業が○○と言った」「ネットにこう書いてあった」と発言する方です。

筆者からすると、「そうであれば、その先生に依頼すれば良いのではないか」「インターネットに書いてある情報を元に、自身で進めれば良いのではないか」と強く思うところです。

同じ前提を複数の士業に説明し、同じ結論になるとは限りません。

そもそも前提となる説明が同じかもわかりませんし、法的な見解は複数あることが多く、採用する見解が異なれば、結論が変わることは、法律の世界では珍しくありません。

また、インターネットに書いてある法律関係の情報は、必ずしも正しいとは限りません。

法改正や、学説の変遷、判例変更等により、考え方が若干変わっていることもよくあります。

よって、「他の士業が○○と言った」「ネットにこう書いてあった」と発言は、法律に関する相談を行う場では、タブーであると言えるでしょう。

双方に問題が無いケース

双方に問題が無いケースもあります。

手続に時間がかかっている

例えば、相続業務で、役所の対応が遅く、戸籍の取得や、調査、手続に時間がかかり、すぐに手続が進まないこともあります。

近年の例として、ビザの申請をしたのに、通常であれば3ヶ月で何らかの連絡がくるはずのところ、半年近く「審査中」ということも、最近はよくあります。

このように、案件が動かない=受任者に問題があるとは限らないのです。

依頼する前の判断ポイント

それでは、トラブルのリスクを回避するために、どのような点に気をつけたら良いでしょうか。

筆者は、次の5つが重要だと考えます。

1 業務経験、専門分野と依頼内容が合致しているか

法律業務は、非常に業務範囲が広いです。

例えば、離婚の公正証書に専門特化している行政書士に、インドネシアのビザ申請の依頼を行うような場面です。

医療に例えるのであれば、歯が痛いのに、産婦人科に相談するようなものです。

少し例は極端なのですが、依頼内容と事務所の得意分野が合致しているかは、その案件がうまく行くかどうかも含めてとても重要です。

2 経験は豊富か

士業の経験は、人によって様々です。

最低でも2〜3年程度の経験を有する事務所に依頼することを検討してください。

できれば、依頼候補者のプロフィールを確認し、従前どのような業務をしていたかも確認する必要があります。

会社員時代は全く法律に関わっていなかったが、試験に合格していきなり開業しました、という有資格者は多いです。

一方で、その分野と過去の職種が何らか合致していれば話は別です。

例えば、倉庫業界に従事していた方が、開業して倉庫業の申請を専門にやっているような場合です。

そうではなく、全く業務分野が異なり、経験も浅い有資格者に依頼した場合、調べながら進めるケースが大半で、時間がかかる、最悪の場合は業務が完了しないリスクもあります。

3 事務所が複数名で運営されているか

事務所に他のスタッフが1名でもいるかは、重要だと筆者は考えます。

受任者の身に何があった場合、スタッフが一人でも機能していれば、何らかの状況がわかることが大半です。

しかし、完全に一人の事務所の場合、受任者に何かあった場合、速やかにその方の状況を知ることは困難です。

スタッフが複数名いる事務所は、同じ業務内容でも割高であることが多いですが、1割から3割程度の価格差は、許容範囲だと思います。

稀にあるのが、遺言執行や、死後事務委任を依頼したが、受任した士業が先に亡くなった、あるいは体調不良になったケースです。

この場合は、残念ながら一部の例外ケースを除き、どうすることもできません。

長期間の付き合いを有する業務は、比較的若い有資格者に依頼するか、何かあったときに代わりに対応してくれそうな事務所を探す必要があります。

4 価格と業務内容のバランスが妥当か

業務内容には、相場というものがあります。

稀に、多数の事務所に見積もり依頼を行い、最安値の事務所に依頼される方もいらっしゃいますが、値段と品質の関係は依頼先や案件によってもまちまちであり、値段だけで選ぶには次のような懸念もあります。

同じ案件でも、見積もり価格が安い場合、業務範囲が一部限られていたり、イレギュラー時の対応が限定的であったり、追加で費用が発生する場合なども考えられます。

本当にその有資格者が安価に対応することももちろんありますが、業務範囲や、イレギュラー時の対応はどこまで対応可能か、確認しておくと良いでしょう。

確かに、極めて軽微な手続で、どの受任者が行ってもほぼ変わらない手続であれば、安いに越したことは無いですが、一見単純にも思える申請や手続一つでも、受任者のスキル一つで場面が変わることは、かなり多いです。

筆者の経験上、価格がやや高い事務所は、スタッフ体制が豊富であったり、イレギュラー時も追加料金なしで対応してくれたり、そもそも扱える業務範囲が広かったり、利便性が高い事務所であることが多いです。

価格とサービスレベルは、一定程度比例関係にあると言えるでしょう。

複数の事務所に問い合わせる場合、目先の価格だけにとらわれず、目の前の課題を最後まで解決してくれそうか、そもそも人として相性が良いかどうかをみるべきです。

5 初回面談の日程を早めに組んでくれるか

筆者の私見ではありますが、事務所の対応力が一番出るのが、初回問い合わせの対応速度や、日程調整のスムーズさだと思います。

対応力が高い事務所は、初回問い合わせに遅くても2営業日以内に連絡が来ますし、1週間以内に少なくともオンラインや電話で30分程度の相談は対応するところが大半です。

逆に、このペースをはるかに下回る事務所の場合、依頼しても、業務連絡が遅い可能性が高いです。

よほどその事務所では無いとできないような高難易度案件でないかぎり、その事務所に依頼するのは控えたほうが良いと言えます。

もしトラブルになったら

先述の通り、トラブルの原因は、受任者が原因であったり、委任者が原因であったり、様々です。

まずは、本コラムの事例に該当ないか、ご確認ください。

特に筆者が相談時によく確認するのが、時間がかかる案件での進捗共有(連絡)の頻度です。

相続といった長い案件は、1年程度かかることもありますが、少なくとも1〜2ヶ月に一度、メール1通連絡がない事務所の場合、委任者側から進捗共有の依頼をしても良いでしょう。

なかなか連絡が取れない、進捗共有がない場合は、少し注意が必要です。

連絡して、丸1週間何も連絡が取れない場合は、他の有資格者に依頼することも、視野に入ってきます。

もしも本当に連絡が取れない場合、他の事務所に相談してみてください。

その際、以下の3点をまとめておくと、相談が有意義になるでしょう。

1 契約内容

2 これまでの連絡頻度、内容

3 現時点における状況

まとめ

有資格者とトラブルになった場合、様々な解決方法考えられますが、まずは状況を整理することが重要です。

状況が整理できないと、別の有資格者とのコミュニケーションもままならないからです。

弊所でも、万が一トラブルになった場合、可能な限りご相談の対応をさせていただきますので、もしお困りの場合は、公式LINE等にてお問い合わせをお願いします。

とても長いコラムになってしまいましたが、最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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