内容証明郵便返答がなかった場合の主な理由を、経験値豊富な行政書士が解説します!

はじめに

こんにちは、ぱんだ行政書士事務所(現 東京深川行政書士事務所)です。

本コラムでは、作成した内容証明郵便が無視されるケースについて、解説いたします。

内容証明の概要と効果

通常、相手に自分の気持ちや考えを伝えたい場合、直接会ったり、電話をしたりしますね。

これら会話の内容を録音すれば、何を話したのかは再現できますが、いつ話したかまで正確な記録には残りません。

しかし、なにか問題を解決したい場合、後になって、「いつ」「何を相手に伝えたか」、ということを記録しておくと、後々有利になるので、その際に用いられるのが、内容証明郵便です。

弊所は、内容証明郵便は、「よく切れる刀」と表現しており、送付相手に強烈なインパクトを与えます。

良くも悪くも多くの場面で事態が大きく変化します。

内容証明郵便が、相手に強いインパクトを与える理由は、大きく以下の通りです。

1 普通の手紙とは異なる格式ばった形式で書かれていることもあるため、普段とは違うという印象を、相手に与えるため

2 わざわざ内容証明郵便という面倒な方法をとったのだから、次には何か法的な手続きでやってくるな、という嫌な予感を相手に抱かせるため

これらの作用が相まって、内容証明郵便には相手方を心理的に動揺させ、威圧する効果が生じます。

作成した内容証明郵便が無視されるケース

内容証明郵便に関するお問い合わせの多くで、「自分の作成した内容証明郵便が無視された」とご相談をいただくことが多いですが、大抵のケースで、以下のいずれかに当てはまっています。

1 文面がとても長い

2 結局なにを伝えたいのかがわからない

3 自身の感情が入りすぎている

内容証明郵便は、長ければ良いというものではありません。

通知者が実現したい効力を、端的かつわかりやすくまとめることが重要なのです。

1 相手に対してどうして欲しいのか 3つ程度

2 感情を極力入れず、相手の人権にも配慮する

3 対応期限を入れる

本文は、事案の内容によって柔らかく書くこともあれば、あえて硬めに記載することもあります。

本当にケースバイケースです。

あまり紛争かさせることを望んでいない場合は、最初は柔らかくことが望ましいです。

内容証明郵便が無視される場合

我々が作成した多くの内容証明郵便は、ほとんどの場面で何らかの返事をいただくことが多いですが、残念ながら返信がこないこともあります。

過去の返信が返ってこなかった事例を分析すると、概ね以下の通りでした。

1 相手の人柄、性格によるもの

2 何とか支払いと思っているが払えない 相手から法的対応をされるのをやむを得ずまっている

3 引っ越している等の理由で相手が何らかの理由で受け取れていない

返信がないケースのほとんどが、支払余力がないケースです。

この場合は、相手に支払い意思がある場合は、支払条件や支払金額を調整が折り合うかが勝負どころです。

実際に双方で話し合いを行い、内容が合意したら、合意書や示談書、公正証書を作成し、終了となります。

内容証明郵便の作成方法

行政書士が作成する場合の、内容証明郵便の作成方法について、説明させていただきます。

内容証明郵便は、自分で作ることもできます。

もし自分で作成し発送した場合は、わずか2,000円足らずで送付できています。

それでも、自分で送付せず、我々のようなプロに依頼するのが一般的です。

しかも、その作成費用は、決して安くありません。なぜでしょうか。

それは、プロは、内容証明郵便を作成経験が豊富で、その場面ごとに適切な内容、タイミングで送付することで、高い問題の解決を実現できるからです。

内容証明郵便は、文字数にして1,000字も満たない手紙ですが、その作成には、意外と工数がかかります。

1 内容のヒアリング

まず、誰に対して、何を請求したいのかはっきりさせます。

そして、そう考えるに至った背景をよく確認します。

内容証明郵便の作成には、これまでの事実の経緯は非常に重要です。

また、内容証明郵便の作成は、担当者の法律実務能力が顕著に現れるといっても過言ではなく、同じ事案を複数の専門家が作成した場合、驚くほど内容が異なります。

特に、依頼者から事実を適切に抽出できているか、請求に必要な根拠や事実を正しくまとめているかは非常に重要で、相手に反論の余地のない内容を作成することができれば、高い確率で相手から反応してもらうことができます。

2 原案の作成

いただいた内容をもとに、作法に則って原案を作成し、依頼者に確認を依頼します。

請求内容や、細かい文言を調整して、問題がなければ発送します。

3 アフターフォロー

内容証明郵便を送付して終わりではありません。

肝心なのは、その後にどのようなコミュニケーションが発生するかです。

一番良いのは、双方合意し、それを書類にまとめることです。

金額が大きい場合は、公正証書にまとめることもあります。

大抵の場面では何らかの反応がありますが、やむを得ず反応がない場合は、次の打ち手を考えます。

高い解決率の秘密

弊所は、月に200件前後の新規の問い合わせをいただいており、ご依頼いただいた多くの案件で、問題が解決しています。

その秘密は、適切な場面で、適切な内容の内容証明郵便を作成し、送付していることだと思います。

先述の通り、内容証明はよく切れる刀です。

正しく使うことができれば、高い確率でトラブルの解決ができますが、誤った作り方をすると、解決から遠ざかってしまうリスクさえあります。

1通の手紙に、安くない費用をかけるのは、馬鹿馬鹿しいと思うかもしれませんが、我々プロの行政書士は、沢山の場面を経験し、内容によっては過去の事例を調べ、時間をかけて文案を作成することもあります。

まとめ

本コラムでは、以下について説明させていただきました。

1 内容証明の概要と効果

2 作成した内容証明郵便が無視される理由

3 高い解決率の秘密

弊所は、年中無休で様々な相談を承っておりますので、少しでも困ったことがございましたら、気軽にLINEにてご相談いただけますと幸いです。

登録だけでも大歓迎です!

このコラムの執筆者

ぱんだ行政書士事務所(現 東京深川行政書士事務所)

あらゆる男女問題の対応を得意とし、特に男女間のすれ違いから発生した諸問題を円満に合意解決すること、年中無休かつ夜間対応のサービスレベルの高さに定評。さまざまなメディアで取り上げられ、月間約200件の新規相談の対応を行い、公式LINEは、2024年春以降は月間約100名の新規登録者を有する。

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