急増する士業とのトラブルを防ぐために 行政書士の見分け方や、依頼のコツ

こんにちは、東京深川行政書士事務所です。

最近、既に依頼している行政書士とトラブルになってしまったことがきっかけで、ご相談をいただくことが多くなりました。

事案の内容を詳しくお伺いすると、明らかに受任者行政書士に過失があるケースもあれば、委任者側に一定の落ち度がある場合もあります。

本コラムでは、

  • 主なトラブルのケース
  • 行政書士の探し方、見分け方
  • 行政書士への依頼の留意点
  • 報酬額について

について、説明させていただきたいと思います。

なお、本コラムは、行政書士の業務についての理解を深めていただくことを目的としており、
行政書士を擁護することを目的とするものではありません。本コラムが、トラブルのリスクを少しでも減ることを願っています。

1 主なトラブルのケース

行政書士登録者数は、全国で約5万人ほどです。直近10年の登録者は増加傾向ですが、新型コロナウイルスや、度重なる物価上昇で副業や国家資格に対しての意識が変化し、受験者は増加傾向です。

弁護士は、大学や法科大学院を経てそのまま弁護士として活動するケースが多いですが、行政書士は、どちらかというと、社会人経験者が行政書士登録するケースが多く、平均年齢は比較的高めです。

行政書士の業務分野は非常に広いため、まずは委任者側が、行政書士の業務を理解することが、思わぬトラブルを避ける第一歩です。

私が過去に受けた行政書士のトラブルの多くは、以下のパターンのいずれかです。

  • 業務処理が遅い
  • なかなか連絡をくれない
  • 案件処理方法が間違っていた
  • 予想していた業務内容が異なる。

それぞれ、原因を見ていきましょう。

・業務処理が遅い、なかなか連絡をくれない

単純に受任者が忙しいケースがありますが、場合によっては委任者の対応待ちというケースがあります。例えば、旅館業の申請を行う場合、保健所や消防署に事前相談として、一定の資料を持参して、担当者が役所で打ち合わせをするのですが、委任者が事前相談に必要な資料を渡してなくて、行政書士側が待っていた、というケースもあります。

行政書士に依頼する申請の多くは、委任者の協力が必要なケースがほとんどです。「行政書士に依頼したのだからあとは何もしなくて待っていれば手続は進むだろう」という心構えは、大抵のケースでは誤りです。多くの許認可では、委任者の住所や生年月日といった細かい情報を提供する必要がありますし、受任者が代行して取得することが困難な書類もあります。

「行政書士が何もしてくれない」という事案において、話を聞いてみると、委任者側でやるべきことをやっていないケースも稀にあるため、相談前に状況を整理しておくと良いでしょう。

・案件処理方法が間違っていた

開業したての新人行政書士に起こりがちです。また、その業務に慣れていないがために、処理が誤ってしまったケースもあります。依頼する行政書士が、その業務を得意としているかを事前に確認する必要があります。行政書士の業務処理に違和感を感じた場合、どうしてそのような処理になったのか、理由を確認すると良いでしょう、

・予想していた業務内容が異なる

契約時に、どこまでの業務範囲を確定していないことから発生する問題です。受任者側に落ち度があるケースもあれば、委任者側が求めすぎな場合もありますので、依頼時に確認していただくと良いでしょう。

2 行政書士の探し方、見分け方

行政書士は、業務領域が非常に広いです。依頼内容と、依頼する行政書士の専門性が合致しているかを確認してください。例えば、風邪をひいているのに、心療内科に行くことはないでしょうし、歯が痛いのに産婦人科に行くことはないでしょう。

弊所は、例外的に様々な案件を広く対応できますが、そのような事務所は極めて稀です。

行政書士に相談する前は、その先生の経歴、経験年数、専門分野は必ず必要です。特に、開業しての経過期間や、開業する前の経歴は、非常に重要です。

開業間もない方であれば、前職が現在の専門としている業務と関連性があるかも含めて確認すると良いでしょう。

HPが工事中、あまり手を入れられていない形跡がある場合は、少し注意が必要です。

初回の面談で、手続の全体像を一瞬で言えるか、対応方針をどこまで提示できるかで、その担当者の実力がある程度わかります。

3 行政書士への依頼の留意点

法律有資格者とのコミュニケーションにあたり、暗黙のマナーがありますので、以下の行為に留意してください。法律有資格者も人の子ですから、あまり心象が悪くなると、なんかあった時に手厚く対応してくれない可能性があります。

相談は無料であるとは限らない

相談を無料にしている事務所と、そうではない事務所があります。弊所は、基本的に相談は無料で行ってますが、法的論点が複雑な場合や、今後の手続の基礎となる重大な相談の場合、合意の上、有料とする場合も一定数あります。

重要な意思決定の基礎となる一定情報を提供するのに、それを無償で提供することは妥当ではないですし、責任が取れない場合が(保険が降りない等)あるからです。

みなさまからすると「ちょっと聞きたい」内容であっても、その内容を即座に回答するために、相当な勉強時間や経験を積む必要がありますし、口頭で1時間相談する場合、提供する情報を紙に印刷すると、相当な情報量になります。

結果として無料で対応してただけた場合でも、貴重な時間を割いていただいたことにたいして、十分にお礼を伝えてください。

見積書の作成について

よく「まずは見積書だけ作成してほしい」と依頼をいただくことがありますが、案件の内容によっては、作業工数が確定できず、正確な金額を出せないことはよくあります。

例えば、亡くなった方の相続手続を行うような場合、委任者が相続人の情報(誰が相続人であるか、等)を誤って伝えていたような場合、当初の想定より取得する戸籍の数や、手続の数が上振れることになります。

このようなことは、委任者が、相続手続方法を誤って理解していた場合にしばしば発生します。

弊所においても「戸籍は全て揃っている」ということを前提に面談させていただいたものの、実際に書類を点検すると、足りなかったということはよくあります。

このように、案件受任時点で、正確な工数を見積もることは、困難なケースがあります。

また、複雑な案件の見積書の作成は、時間がかかることが多いため、見積書を作成する場合は、社内決済の都合上等で、本当に必要か検討いただき、まずは概算で確認するのが良いでしょう。

弊所の場合、いただいている情報が全て正しいことを前提として、概算をお伝えした上で着手金を頂戴し、一定程度調査して工数が確定できたタイミングで初めて正式な見積書をお出しし、ご納得の上で後続の手続を進めることが一般的です。

他の士業やインターネットの書き込みを引用し批判する

案件にもよりますが、事務の処理方法は、一つとは限りません。法律の世界は、この場面では絶対これ、と言えないことも多々あり、担当者によって扱いが異なることもあります。

「弁護士はこういった」「他の事務所ではこう言われた」「ネットにはこう書いてあった」と言われてしまうことです。

他の方がどのような意図でその発言をされたのか、受任者側ではわかりませんし、インターネットのサイトも、どのようなページを見られたのかもわかりません。

他の法律家の意見が正しいと思われる場合は、素直にその方に依頼されるのが良いかもしれません。

4 報酬額について

どの業務を、どの程度の金額で受任するかは、一定の相場がありますが、各法律家によって原則自由に決めることができます。

受任件数を少なくし、比較的高めな価格設定をしている事務所もあれば、比較的割安でサービスを提供している事務所もあります。

法律家に対して、一定の事務を依頼する契約は、委任契約と言いますが、委任契約は、互いの信頼関係が重要な契約形態です。

支払う金額に対して、過剰なサービスを求めると、やむを得ず辞任となるケースがあります。

各手続の金額には相場があるので、相場価格を元に依頼されるか判断するのが良いでしょう。

価格安いに越したことはありませんが、価格とサービスは比例すると思った方が良いでしょう。

安いサービスには何らかの理由があります。

例えば、コストを抑えるために、一部の手続は委任者側が行うよう、一定の工数を削減するようルール作りをしているようなこともありますし、なんらかの事情で追加料金が発生することもあります。

いくつかの事務所に相談して価格比較し、最も安い事務所に依頼したが、結果として、進めたい手続が迅速にできないようでは、本末転倒です。

また、担当する法律家との性格的な相性もありますので、価格だけを依頼の根拠とせず、コミュニケーションの相性や連絡の頻度等、様々な要素を検討し、最終的に依頼されることをお勧めします。

まとめ

少し長くなりましたが、本ページでは、委任者と受任者との間で発生する主なトラブルのケースを説明させていただいた上で、行政書士の探し方や、依頼に関する留意点、報酬額について、説明させていただきました。

トラブルは、受任者側に問題があることもあれば、委任者側に問題があることもありますし、双方のコミュニケーションがうまくいっていないことで発生することもあります。

特に、価格や業務範囲が、トラブル発生の主な論点となりますので、どのようなポイントで揉めやすいかを把握した上で、依頼時にしっかり擦り合わせることで、トラブルのリスクを大幅に減らすことができます。

受任者が、業務を誠実に行うことはもちろんなのですが、委任者側が、受任者に対して、過剰な要求を行なってないか、依頼内容に対して報酬額が妥当かをしっかり検討する必要があります。

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