法律の専門家に受任してもらうために、そして辞任されないためのコミュニケーションの取り方を行政書士がお伝えします

はじめに

こんにちは、ぱんだ行政書士事務所(現 東京深川行政書士事務所)です。

弁護士や司法書士、行政書士は、頼れる法律の専門家です。

それぞれに専門性を有し、有事の時はあなたを助けてくれますが、マナーやお作法を逸脱してしまうと、受任してもらえない場合もありますし、辞任されてしまうこともあります。

本コラムでは、みなさまに、法律の専門家とのコミュニケーションの取り方をお伝えします。

委任契約とは何か?

委任契約とは、簡単にいうと、依頼者(委任者)が、業務を行う専門家(受任者)に、ある事務内容を依頼する契約です。

比較的中長期に渡る事務処理の場合、何らかの形で契約書を締結することが多く、実務上、一方的に契約解除となる場面は少ないですが、委任契約は当事者間の信頼関係が非常に重視される契約形態で、民法上はいつでも契約を解除することができます。

みなさまが法律の専門家に依頼する契約形態は、信頼関係が重視されるということは、非常に重要な知識です。

初回のお問い合わせは丁寧に

紹介でも、インターネット経由でも、初回はご相談するのが通常だと思います。

弊所は月間100件から200件程度の新規のお問い合わせを頂きますが、初回の相談は、その方の人柄が出ます。

長く信頼関係を構築するためにも、丁寧に問い合わせすることが望まれます。

相談は簡潔に 補助資料があると尚良い

法律の専門家は、経験がある専門家ほど、特殊な事案でない限り、短期間で事案の全体像がわかります。

電話が始まった瞬間に、相談者が永遠に話すよりは、簡単に要点をまとめた資料を事前にお渡しするのがスムーズであることが多いです。

とにかく大事なのが、

誰が、誰に対して、どんなことをしたいのか

を伝えることです。

法律の世界では、基本的に結論から始まることが多く、不服審査や訴訟実務でも、結論から始まり、法学部やロースクールでも、結論から始まることが一般的です。

細かい背景事情を先に伝えて結論を伝えるより、結論を先に伝えて、背景事情を説明する方がスムーズな場合が大半です。

依頼意思は早めにすると好印象

初回相談から、実際の依頼までは、なるべく期間が開かない方が良いです。

初回相談から依頼までの時間が開けば開くほど、重要な事実な情報が委任者、受任者双方共に忘れてしまうからです。

事案の性質により依頼まで時間がかかる場合は、目安を伝えると丁寧です。

とにかく専門家の意見が欲しく、さまざまな事務所に問い合わせを行い、様々な専門家の意見を集めている方も少数ながらおられますが、結局誰の意見が妥当なのかが自分で判断つかない点で、解決にから遠ざかるケースが大半です。

日頃から様々な問い合わせ対応をしている実務家からすると、「とりあえず意見を求めているのだな」という方は一瞬で判断できます。

実務家としては、やはり自身の腕を見込まれて委任されたいと考えるので、「誰でも良いのでとりあえず対応して欲しい」という温度感の問い合わせは、最低限の対応はしてくれるかもしれませんが、手厚い対応を望むのであれば「専門知識を持っているあなただから問い合わせしているのよ」といった印象は持ってもらえるように対応すべきです。

結果として依頼しなくても、お礼を伝える

結果として依頼とならなくても、丁寧に対応してもらえた場合は最低限お礼を伝えるのがマナーです。

弊所にも、問い合わせだけいただき、専門家が丁寧に対応しても、既読だけ行ってお礼の一言すらない方も一定数いらっしゃいます。

みなさまが「ちょっと聞きたい」と思われることでも、様々な問い合わせに対応するために、実務家は年間300時間から1,000時間の実務に関する学習を行いますし、問い合わせに回答するために、文献や過去の判例も参考にすることも少なくありません。

みなさまからすると、偉そうな対応な態度な専門家に依頼したくないと思うのと同じように、実務家側も相談者や依頼者への印象は非常に重要視しています。

実務家が敬遠する依頼者

実務家が敬遠する最も敬遠するのは、不利な事実や前提情報を事前に共有しない、あるいは虚偽のケースです。

前提情報が誤っていると、多くの場合では結論が変わります。

実務家は、多少不利な状態でも、委任者のために頑張ろうと思うのが通常ですが、基礎とする事実が隠されていた、あるいが虚偽であった場合、一撃で信頼関係が破壊されるリスクがあります。

場合によっては、専門家の有する法律資格が失われる可能性さえあるからです。

逆に、案件に関する情報を遅滞なく共有し、事実を伝え、返信は遅滞なく行えば、辞任となる可能性は極めて低いです。

実務家が辞任を検討する場面

実際に業務をやっていて、やむを得ず辞任を検討するのは以下のような場面です。

1 業務遂行に関連する情報が出てこない

2 日常のコミュニケーションが喧嘩腰である

3 依頼内容が公序良俗に反する

特に多いのが、依頼内容や、内容証明郵便に記載する文言が、社会通念上公序良俗に反する可能性があるような場面です。

特に、過去の勤務先に対する内容証明郵便作成の場面で発生します。

これまでに様々な不満があり、言いたいことが多々あるのもわからなくもないのですが、字数が限られた内容証明郵便に盛り込める内容はせいぜい3つですし、法的主張がおよそ認められない内容を、法律の専門家が作成する書面に入れることは難しいのが現実です。

まとめ

本コラムでは、

1 専門家への問い合わせのマナー

2 実務家に辞任されたいために気をつけるべきこと

について説明させていただきました。

弊所は、年中無休で様々な相談を承っておりますので、少しでも困ったことがございましたら、気軽にLINEご相談いただけますと幸いです。

登録だけでも大歓迎です!


このコラムの執筆者

ぱんだ行政書士事務所(現 東京深川行政書士事務所)

あらゆる男女問題の対応を得意とし、特に男女間のすれ違いから発生した諸問題を円満に合意解決すること、年中無休かつ夜間対応のサービスレベルの高さに定評。
さまざまなメディアで取り上げられ、月間約200件の新規相談の対応を行い、公式LINEは、2024年春以降は月間約100名の新規登録者を有する。

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