内容証明郵便といっても、いつどのようなところで使うか、普段から使ってないとわからないでしょう。
実際に頻繁に使うものではないことからも、なんとなくでも活用の場面がわからないことも珍しくありません。
そこで今回はこんなときに使うといいという場面のところから、実際の作成方法を解説していきたいと思います。
内容証明郵便の2つの方法
内容証明郵便は、現在2つの方法が取れるようになりました。
作成方法としては自らが物理的に作成するのと、電子的方法が取れるようになっています。
自らが作成するというのは、手書きやPCで打ち込んで作っても、紙媒体に落とし込むということです。
通常の手紙と同じと考えればいいでしょう。
電子的方法はインターネットを使った方法で、Wordファイルを使う方法です。
このデータを完全自動化された状態で、印刷・照合・封緘して郵送します。
内容証明郵便では、とても大事なポイントとして、差出人は同じ内容の文書を3通作成します。
2通だと思いがちですが、実は違うのです。
1通を受取人へ送付、1通を郵便局で保存、1通は差出人に返されるからこそ、内容を証明できる状態ができあがります。
この1通は郵便局に保存されますが、差出人は、差し出した日から5年以内であれば閲覧請求が可能です。
差し出した日から5年以内であれば、差出郵便局に文書を提出して再度証明を受けることもできます。
どちらも5年以内という制限があるところには注意が必要です。
抑えておかなければいけないのは、内容証明郵便は文書の内容が真実であるかを判断するサービスではありません。
文書の存在を証明するものだからです。
郵便局でコピーを補完したことで、間接的に偽造されたものではないことが判断できるということになるでしょう。
内容証明を活用できる場面
内容証明郵便は非常にさまざまな場面で使用できます。
かなり活用範囲は広いサービスです。
「貸したお金を返してくれない」といった金銭トラブルは、使用できる場面としてよく知られているでしょう。
ほかにも「訪問販売で購入した商品について契約解除したい」というクーリングオフ、「相続に関する連絡」に関する場面、取引先企業に対して重要な連絡する時にも使えます。
ほかにもいろいろとありますが、送ったことを証明できる必要があるなら、有効に活用できるのです。
内容証明郵便は、文書の内容を正しいか判断するものではありません。
そのため、内容証明郵便を出しても、受取人が必ず応じるとは限らないのです。
ここは注意しなければいけません。
受取人が差出人と親しい関係の場合、内容証明書によって関係が崩れるリスクが生じます。
それだけ強い心理効果を与えることも理解しなければいけないでしょう。
受取人と良好な関係でいたいのであれば、あえて普通郵便等を選択することも珍しくありません。
その前に話し合いで済むことも出てくるため、コンタクトを取って反応を見てからというのが基本的な手法です。
内容証明の作成方法
内容証明郵便は特別な郵便で、体裁も特別な形をとります。
といっても、作成方法という意味ですので、通常の文章の延長と考えてください。
まず、1枚の用紙に書ける文字数は、明確な規定があります。
もちろんですが、用紙が1枚増えるごとに料金が加算されるため、注意が必要です。
これは決まりではありませんが、「通知書」「請求書」等のタイトルがあるといいでしょう。
すぐに意味が伝わるからです。
本文は、必要事項が伝わることが大切です。
わかりやすい表現も大切ですが、何よりも長くなり過ぎないことを意識します。
長い文章だと、読んでいるうちに何の話かわからなくなるからです。
内容証明郵便として一度発送したら、もう訂正できません。
かなり慎重に作る必要があるのです。
訴訟になった場合、証明力の高い文書として用いられます。
本文の内容は、十分吟味して正確なものにすべきでしょう。
大事な配達証明について
内容証明郵便を配達してもらうと、配達証明をつけられます。
これは発送時に確認されますが、必ず付けるようにしてください。
訴訟になった場合を考えると、「相手にいつ届いたか」が非常に重要です。
送付した内容証明郵便を訴訟の証拠として提出する場合に必要になりますので、必ず配達証明は付けてもらいます。
これにより、受け取ったかどうか争われることを防ぐことができるからです。
単純に見ても、いつ受け取ったかがわかれば、相手に言い逃れさせるのを防げます。
追加で数百円費用がかかりますが、それ以上に重要な証拠となるのです。
相手に配達されると、「郵便物配達証明書」と書かれた葉書が届きます。
これで流れとしては完了です。
まとめ
内容証明郵便を活用できる場面は多岐にわたります。
いろいろなときに活用できますが、大事なことは配達証明を付けることでしょう。
あるかないかで全く違いますので、費用は掛かりますが忘れないようにしてください。
内容的にもわかりにくいことが多々あると思います。
そういったときには、専門家に依頼して作成送付することも大切です。
